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Retrospektive und die guten Vorsätze fürs neue Jahr

Einer der größten Gefahren für die Retrospektive ist die Routine. Es ist die Aufgabe des ScrumMasters, regelmäßig neue Impulse zu setzen und sich Gedanken über Variationen zu machen, auch im Sinne der Weiterentwicklung seiner eigenen Fähigkeiten.

Retrospektive – Um was geht’s denn?

Zu Beginn des Jahres stand ich vor den ersten Retrospektiven mit meinen Teams. Ein Rückblick auf die letzten beiden Wochen war nur schwer möglich aufgrund der Feiertage und der damit verbundenen Abwesenheiten. Was tun? Die Retros ausfallen lassen? Das wäre natürlich die bequemste Lösung gewesen.

Ich erinnerte mich an die Jahr für Jahr gleichen Artikel in den bekannten Magazinen über die guten Vorsätze – Beispiel fokus.de. Neujahrsvorsätze im persönlichen Bereich sehe ich kritisch, sie funktionieren nur selten. In einer Organisation oder Gruppe aber, in der Menschen ständig interagieren und wo klare Vereinbarungen zwingend sind, ist es wichtig, sich in regelmäßigen Abständen konkrete Ziele zu setzen.

Das Große und Ganze im Blick behalten

Wie ein Unternehmen als ganzes, so muss auch ein Team ein Leitbild und eine (interne) Mission entwicklen – d.h. sich im klaren darüber sein, was sein Mehrwert für das Unternehmen ist. Daraus abgeleitet muss es für sich definieren, nach welchen Werten es handelt und was sein eigener Anspruch ist. Erst damit kann es nachhaltig Veränderungen ableiten.

Ein Team muss sich im Klaren darüber sein, was sein Mehrwert für das Unternehmen ist.

Für ein Team und seine Zusammenarbeit wird für eine solche Metaplanung in der Praxis nur selten Raum geschaffen. Die Retrospektiven betrachten immer nur kurze Zeiträume, einen Sprint oder ein Projekt. Weiterhin haben Retrospektiven einen reaktiven (und iterativen) Charakter, da die Verbesserungen und Änderungen auf Basis von kurzfristigen Erfahrungswerten festgelegt werden.

Globale und längerfristige Ziele eines Teams, losgelöst vom aktuellen Sprint, werden damit aber in der Regel nicht definiert. Solche Ziele können folgende Bereiche betreffen:

  • Teaminterne KPI wie zum Beispiel kürzere Durchlaufzeiten oder niedrigere Fehlerquoten
  • „Weiche Faktoren“ wie eine verbesserte Kommunikation innerhalb oder außerhalb des Teams
  • Technische Innovationen und höhere Flexibilisierung der Infrastruktur

Erinnere Dich an die Zukunft

Ich fragte bei der Einleitung die Teammitglieder, ob sie mit dem Ansatz, in der Retrospektive diesmal nicht den abgelaufenen Sprint, sondern die Ziele für das Neue Jahr zu betrachten, einverstanden sind. Für das Vorgehen wählte ich die Methode Remember the Future und stellte folgende Frage: „Stellt Euch vor, es ist Januar 2016. Ihr blickt als Team zufrieden auf ein wirklich erfolgreiches Jahr 2015 zurück. Was habt Ihr erreicht, was genau hat Euch zufrieden gemacht?“.

Weiterhin wies ich darauf hin, dass dabei alle wichtigen Aspekte, das heisst sowohl die technische Infrastruktur, die Arbeitsabläufe als auch die Kommunikation, betrachten werden sollen. Ich teilte das Team in Zweiergruppen ein und gab jeder Gruppe zehn Minuten Zeit, ihre wichtigsten Punkte zu benennen. Als Visualisierungsmittel hatte ich die Metapher einer Bergwanderung auf einem Flipchart vorbereitet.

Ziele definieren – Retroskpektive

Die Teammitglieder stellten ihre Ziele vor und ich unterstützte sie dabei, diese zu schärfen, zu gruppieren und am Ende zu priorisieren. Vor allem war es mir wichtig zu hinterfragen, warum die Ziele noch nicht erreicht werden konnten, was gegebenenfalls behindert oder bisher fehlte.

Dabei wurde mir wieder bewusst, wie schwer es Teams oft fällt, auf einer abstrakten Ebene und nicht sofort in konkreten Lösungen zu denken – analog zur Frage nach dem WAS versus dem WIE. Beispielsweise wurde die erfolgreiche Auswahl eines Testautomatisierungs-Tools als Vorhaben vorgeschlagen.

Teams fällt es häufig schwer, nicht sofort in konkreten Lösungen zu denken.

Durch gezieltes Hinterfragen half ich dem Team dabei, zu erkennen, dass ein Tool keinen Selbstzweck besitzt, auch nicht die Testautomatisierung an sich, sondern vielmehr eines von vielen Mitteln sein kann, um eine messbar bessere Qualität und eine schnellere Umsetzungsgeschwindigkeit zu erreichen.

Im nächsten Schritt gab ich den Zweiergruppen wieder zehn Minuten Zeit, die für die Zielerreichung notwendigen Meilensteine zu benennen. Wir diskutierten auch über den direkten Einfluss des Teams darauf und identifizierten eine Reihe von Ansätzen, durch die es noch stärker seine Autonomie ausbauen kann. Beispiele: mehr Eigenverantwortung bei Personalfragen oder eine bessere Modularisierung der Plattform, um die Abhängigkeit von anderen Teams zu reduzieren.

Im letzten Schritt notierten wir dann auf Basis der ersten Meilensteine die Aufgaben, die bis zur nächsten Retrospektive realistisch und machbar erschienen.

Nichts ist in Stein gemeißelt

Es ist zum einen wichtig, sich als Team die Ziele immer wieder vor Augen zu führen. Am besten durch eine Visualisierung im Teamraum und einer regelmäßigen Betrachtung in den Retrospektiven.

Weiterhin empfehle ich bei größeren Organisationen die Einführung eines Operation Reviews, bei dem die Teams sich gegenseitig ihre Ziele, deren Erreichung und die Maßnahmen vorstellen. Weniger, um „Bericht zu erstatten“, als vielmehr um sich mit anderen Einheiten im Unternehmen auszutauschen und gegebenenfalls gemeinsam Hindernisse zu adressieren.

Auf der anderen Seite muss das Bewusstsein geschaffen werden, dass Ziele zunächst ’nur‘ „[…] ein in der Zukunft liegender, gegenüber dem Gegenwärtigen im Allgemeinen veränderter, erstrebenswerter und angestrebter Zustand ist […]“ (Wikipedia), also permanent hinterfragt werden muss, ob veränderte Rahmenbedingungen eine Anpassung erfordern.

Es muss jedem klar sein, dass sich Ziele durch andere Rahmenbedingungen ändern können.

Die oben beschriebene Vorgehensweise macht bei Teams, die schon über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten, am meisten Sinn. Sie sollten in der Lage sein, ihre wichtigsten Entwicklungspotentiale schon realistisch einschätzen zu können. Die Erfahrung mit dieser Form der Retrospektive war bei allen Teams positiv, auch weil sie eine willkommene Abwechslung zum bisherigen Ansatz war. Try it.

Literaturtipp

Klickt, kauft und macht uns reich – unser Literarturtipp zum Thema. Ein Klassiker und damit zeitlos:

Bild 1: the way to hell von Erich Ferdinand

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